Hovedpoenget er enkelt nok: Vi undervurderer som regel hvor mye det koster å reise. Dermed er det store kostnader å spare på å foreta en tydelig prioritering av hvilke reiser som er viktige og nødvendig å gjennomføre, og hvilke reiser som like greit kan erstattes av videosamtaler.

 

Det finnes mange ulike måter å beregne de totale reisekostnadene på, så det er vanskelig å fastslå et nøyaktig gjennomsnittstall. Men tenk over disse postene.

Direktekostnader: Dette er selvsagt det enkleste tallet å beregne seg frem til; kostnadene som går med til å kjøpe flybilletter, hotellovernattinger og dietter. Glem heller ikke kostnadene til lokaltransport, som flytog/flybuss, kilometergodtgjørelse, parkeringsutgifter og taxi eller leiebil i den byen reisen går til.

Kostnader til arbeidstid: Dette er den høyeste enkeltkostnaden. Kostnadene til lønn løper jo fortløpende, selv om medarbeideren er borte fra kontoret. Mens medarbeideren sitter på fly eller i bil er det begrenset hvor mange andre oppgaver vedkommende kan påta seg, og mange har erfaringer med at det er vanskelig å fakturere kundene for den tiden som tilbringes på reise.

Kostnader til oppfølging: Hvor lang tid tar det å fylle ut ei reiseregning; samle inn kvitteringene og fylle ut skjemaene, og senere få denne reiseregningen attestert, anvist, behandlet og effektuert av lønnskontoret? Et kvarter? En halvtime? Uansett snakker vi om tidsbruk som ofte undervurderes, og som er umulig å lese av årsregnskapet.

Kostnader til etterslep: Mens medarbeideren har vært på reise, har det samlet seg oppgaver på pulten hjemme på kontoret. Dette etterslepet må hentes inn før nye oppdrag kan igangsettes, og ofte påløper det overtid for å hente inn etterslepet.

Kostnader til redusert produktivitet: Den faktoren vi oftest undervurderer når vi skal beregne kostnader, er den menneskelige faktoren. Vi er ikke maskiner! Å reise er slitsomt, enten reisen varer ei uke eller en dag – og enten man reiser med fly eller ved å kjøre bil. Man kan ikke forvente at konsentrasjon og produktivitet er på topp i de første dagene etter en reise, og heller ikke kostnaden ved redusert produktivitet lar seg lese av årsregnskapet.

 

For all del: Det er slett ikke alle reiser som lar seg erstatte av videosamtaler. Noen ganger er det viktig å møte hverandre i samme rom, og til å kunne ta seg tid til å opprette eller vedlikeholde kontakter. Men den kritiske gjennomgangen av hvilke reiser som er viktig og hvilke som kan løses på andre måter, er uansett nyttig å foreta – fordi gode vaner lett lar seg videreføre, og fordi reduserte kostnader dermed kan få en varig verdi.

Trenger du hjelp til en gjennomgang av hvordan videomøter kan tas i bruk i hverdagen din?

Mariann Gansmoe
tlf. 911 92808
mail: mariann@easymeeting.net

Ring Mariann på video